Biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması: haradan başlamalı

Biznes proseslərinin avtomatlaşdırılmasına ən bahalı və ya ən mürəkkəb prosesdən yox, ən tez-tez təkrarlanan və qaydaları aydın olan prosesdən başlamaq lazımdır. Əvvəl prosesi kağız üzərində təsvir edin, onu sadələşdirin, sonra avtomatlaşdırın. Pis qurulmuş prosesi avtomatlaşdırsanız, sadəcə eyni səhvi daha tez edəcəksiniz. Aşağıda prosesin necə seçildiyini, prioritetin necə qoyulduğunu və ilk avtomatlaşdırmanın necə işə salındığını addım-addım yazmışıq.

Qısa cavab: Avtomatlaşdırmaya müraciətlərin ötürülməsi, bildirişlər, hesabatlar və məlumat köçürmə kimi təkrarlanan, sadə qaydalı işlərdən başlayın. Hər proses üçün vaxt itkisini və səhv riskini qiymətləndirin, ən yüksək təsirli və ən asan olanı birinci seçin. Kiçik başlayın, ölçün, sonra genişləndirin.

Avtomatlaşdırma nədir və nə deyil

Avtomatlaşdırma insanın əl ilə etdiyi təkrarlanan addımların sistem tərəfindən icrasıdır. Məsələn:

• Saytda forma doldurulanda müraciətin avtomatik CRM-ə düşməsi və menecerə bildiriş getməsi
• Sifariş təsdiqlənəndə müştəriyə avtomatik mesaj göndərilməsi
• Hər bazar ertəsi reklam nəticələrinin avtomatik hesabata yığılması
• Ödəniş daxil olanda mühasibatda qeyd yaranması

Strategiya, müştəri ilə münasibət və mürəkkəb qərarlar isə avtomatlaşdırılmır, onlar insanda qalır.

Hansı prosesi birinci seçmək

Avtomatlaşdırmaya uyğun prosesin əlamətləri

Yaxşı namizəd gündə və ya həftədə dəfələrlə təkrarlanan, qaydası «əgər X, onda Y» kimi yazıla bilən işdir. Çox vaxt bu, bir sistemdən digərinə məlumat köçürməkdir: WhatsApp-dan Excel-ə, emaildən CRM-ə. Səhvin baha başa gəldiyi yerlərə xüsusi baxın, itən müraciət, səhv qiymət, unudulan sifariş. İşçilərin sevmədiyi və həmişə gecikdirdiyi iş də adətən yaxşı namizəddir.

Uyğun olmayan prosesin əlamətləri

Hər dəfə fərqli qərar tələb edən, qaydaları hələ formalaşmayan, ayda bir-iki dəfə baş verən və ya əsasən insan münasibətinə söykənən prosesləri isə hələlik kənara qoyun.

Prioritet cədvəli

Proseslərinizi siyahıya alın və hər birini iki meyarla 1-dən 5-ə qiymətləndirin: təsir (vaxt qənaəti və səhv azalması) və asanlıq (texniki sadəlik).

Bu cədvəldəki rəqəmlər nümunədir. Öz proseslərinizi öz biznesinizin reallığına görə qiymətləndirin.

Başlanğıc üçün praktik nümunələr

Marketinq və satış

• Sayt, Instagram və WhatsApp müraciətlərinin bir CRM-ə toplanması (necə seçmək barədə CRM sistemi seçimi yazısında danışmışıq)
• Yeni müraciətə avtomatik salam mesajı və iş saatları məlumatı
• Müraciət 24 saat cavabsız qalanda rəhbərə xəbərdarlıq
• Səbəti tərk edən müştəriyə xatırlatma (ətraflı səbəti tərk edənləri geri qaytarmaq yazısında)

Əməliyyat

• Sifariş statusu dəyişəndə müştəriyə bildiriş
• Anbarda məhsul minimum həddə düşəndə təchizatçıya və ya məsul şəxsə bildiriş
• İşçi növbələri və tapşırıqlar üçün avtomatik xatırlatmalar

Hesabat

• Reklam, sayt və satış məlumatlarının bir panelə toplanması
• Hər həftə rəhbərə avtomatik xülasə

Addım-addım plan

1. Prosesləri siyahıya alın. Komanda ilə oturub təkrarlanan işləri yazın.
2. Bir prosesi seçin. Prioritet cədvəlinə görə.
3. Hazırkı vəziyyəti təsvir edin. Kim, nə vaxt, hansı alətlə, hansı addımları edir.
4. Hazırkı göstəriciləri ölçün. Vaxt, səhv sayı, gecikmələr.
5. Prosesi sadələşdirin. Lazımsız addımları silin. Bəzən problem elə burada həll olunur.
6. Aləti seçin. Hazır inteqrasiya, vizual avtomatlaşdırma platforması və ya fərdi həll.
7. Test edin. Real ssenarilərlə, o cümlədən səhv hallarla: boş forma, yanlış nömrə.
8. Komandaya izah edin. Nə dəyişdi, kim nəyə cavabdehdir.
9. Ölçün və müqayisə edin. İki-dörd həftə sonra.
10. Növbəti prosesə keçin.

Nümunə hesablama

Hipotetik vəziyyət: menecer hər gün sayt formundan gələn 20 müraciəti əl ilə cədvələ köçürür və hər birinə 3 dəqiqə sərf edir. Gündə 60 dəqiqə edir, ayda 22 iş günü ilə 22 saat. Avtomatlaşdırma bu işi tam aradan qaldırarsa, ayda 22 saat satışa və müştəri ilə ünsiyyətə yönəldilə bilər. Üstəlik köçürmə zamanı nömrə səhvi kimi itkilər də azalır. Öz biznesinizdə eyni hesabı real rəqəmlərlə aparın.

AI avtomatlaşdırmada

Süni intellekt klassik avtomatlaşdırmanı genişləndirir: mesajın mövzusunu təyin edib düzgün şöbəyə yönəltmək, uzun yazışmadan xülasə çıxarmaq, müştəri sualına ilkin cavab hazırlamaq. Amma AI addımlarını mütləq insan yoxlaması ilə qurun, xüsusən müştəriyə gedən mesajlarda. Daha çox ssenari üçün: süni intellekt marketinqdə: 15 real istifadə ssenarisi.

Tipik səhvlər

• Hər şeyi birdən avtomatlaşdırmaq. Axırda heç kimin tam anlamadığı bir sistem alınır.
• Pis prosesi avtomatlaşdırmaq. Əvvəl sadələşdirin.
• Səhv halları nəzərə almamaq. İnteqrasiya dayananda kim xəbər tutacaq?
• Sahibsiz avtomatlaşdırma. Hər ssenarinin məsul şəxsi olmalıdır.
• Sənədləşdirməmək. Hər ssenarinin nə etdiyini iki-üç cümlə ilə yazıb saxlayın.
• Təhlükəsizliyi unutmaq. İnteqrasiya açarları və girişlər qorunmalıdır.

Prosesin xəritəsini necə çəkməli

Avtomatlaşdırmadan əvvəl prosesi sadə formada təsvir edin. Ən asanı hər addımı bir sətirdə yazmaqdır:

Proses: Saytdan gələn müraciət
1. Müştəri saytda formu doldurur
2. Forma məlumatı email-ə düşür
3. Menecer email-i oxuyur (gecikmə: 1–4 saat)
4. Menecer məlumatı cədvələ köçürür
5. Menecer müştəriyə zəng edir
6. Nəticə cədvəldə qeyd olunur (bəzən unudulur)

Bu təsvirdə problemlər dərhal görünür: 3-cü addımda gecikmə, 4-cü addımda əl ilə köçürmə, 6-cı addımda unudulma. Avtomatlaşdırılmış versiyada forma birbaşa CRM-ə düşür, menecerə dərhal bildiriş gedir, zəng nəticəsi CRM-də məcburi sahə olur. Sonra komandaya nəyin dəyişdiyini izah edəndə də eyni xəritəni göstərmək kifayət edir.

İlk avtomatlaşdırma kiçik olsun, bir proses, bir-iki həftəlik iş. O işləyib vaxt qənaətini rəqəmlə görəndən sonra növbətiyə keçmək həm komanda, həm də rəhbər üçün asan olur. Proseslərinizi birlikdə təhlil edib ilk avtomatlaşdırmanı qurmaq üçün İT və avtomatlaşdırma xidmətimizə baxın və ya bizə yazın.